Chi si appresta a iniziare un nuovo lavoro deve fare i conti con nuove responsabilità ed ansia da prestazione. Abituarsi a nuovi ritmi, farsi conoscere dai colleghi, dimostrare di valere e di essere in grado di ricambiare la fiducia che l’azienda ha riposto in noi, scegliendo il nostro profilo fra le tante candidature arrivate, può causare stress e malessere, soprattutto nelle prime settimane di lavoro. Per affrontare al meglio il primo periodo ed evitare la cosiddetta sindrome da burntout, è possibile adottare semplici strategie anti-stress ed utilizzare gli strumenti che abbiamo già a disposizione ma che non conosciamo ancora o che non sappiamo utilizzare appieno.
Scopri quali sono le dritte per vivere con serenità la tua nuova avventura lavorativa nei miei due articoli pubblicati su Monster.it!
Guest Post Monster.it
Iniziare un nuovo lavoro porta con sé una bella carica di entusiasmo e trepidazione. Aver superato un processo di selezione ed esser stati scelti fra i tanti aspiranti alla posizione rappresenta sempre una grande soddisfazione e un bel traguardo professionale. Terminati i festeggiamenti e il giro di chiamate per comunicare a parenti e amici la bella notizia, arriva il momento di rimboccarsi le maniche e far vedere quanto si vale sul campo. Non sempre però il primo periodo nel nuovo ruolo si rivela una passeggiata: tante informazioni da memorizzare, un contesto nuovo da conoscere, l’ansia da prestazione di dover dimostrare che si è in grado di svolgere tutti i compiti assegnati. E’ importante in questi casi avere la situazione sotto controllo e cercare di gestire lo stress nel migliore dei modi. Ecco i primi cinque suggerimenti per vivere con serenità il primo periodo di inserimento nel nuovo ruolo ed evitare la sindrome da burntout:
– Organizza l’archivio di posta elettronica
Ti sei appena seduto alla tua nuova postazione e già sono arrivate 100 mail da leggere? Un errore comune è quello di iniziare a rispondere e scrivere mail senza creare a priori un archivio efficace all’interno della propria posta elettronica. Crea subito delle cartelle suddivise a seconda del tuo personale schema mentale, ad esempio per tipo di attività, progetti, anno, clienti, fornitori, destinatari, mittenti, e gradualmente, giorno per giorno, arricchisci l’archivio di nuove cartelle e sotto-cartelle. Avere un ordine mentale e spaziale ti permetterà di recuperare informazioni importanti in poco tempo ed avere uno storico delle conversazioni.
– Crea gruppi di posta elettronica
Che tu ricopra un ruolo operativo o gestionale, avrai a che fare con colleghi di divisioni e funzioni diverse. E, soprattutto all’inizio, avrai difficoltà a memorizzare nomi e ruoli. Un escamotage per evitare sforzi mnemonici ed ottimizzare i tempi è dedicare qualche minuto alla creazione di gruppi di destinatari di posta elettronica: ad esempio, se lavori negli acquisti e hai bisogno di comunicare quotidianamente con i colleghi della logistica, evita di inserire nella campo dei destinatari dieci indirizzi, digitandoli uno alla volta, ma crea un unico gruppo “logistica” che raccolga tutti gli indirizzi dei tuoi colleghi.
– Sfrutta le potenzialità del calendario elettronico
Inserisci riunioni, appuntamenti, eventi, scadenze ed attività importanti nel calendario elettronico, condividendo la tua agenda virtuale con quella del tuo superiore e colleghi di team. Sarà più semplice avere la visione d’insieme di tutte le attività della settimana e del mese, bilancerai meglio il carico di lavoro, avrai ben chiare le deadline da rispettare e sarai aggiornato sui progetti del tuo team di lavoro. Dai risalto agli eventi più importanti evidenziandoli con un colore a tua scelta.
– Genera collegamenti diretti e shortcuts
Per velocizzare la navigazione su siti e portali collegati alla tua attività, come software gestionali, programmi e applicazioni, crea shortcuts e icone sul desktop del tuo pc: in un solo click potrai aver accesso diretto a tutti gli strumenti online.
– Chiedi a Google
Succede sempre che dopo i primi giorni di induction e training giunga il momento di mettere le mani sulla tastiera e svolgere il primo compito assegnato. Niente di cui preoccuparsi, a meno che il capo non ti chieda di lavorare con un applicativo che non conosci alla perfezione o con una funzione che non usi da tempo. Pensi che l’unica soluzione sia quella di sventolare bandiera bianca e ammettere la tua lacuna al capo? Non ti arrendere, perché Google è un’inesauribile enciclopedia del sapere! Ti basterà digitare poche parole per avere uno straordinario numero di risultati con spiegazioni, video illustrativi ed immagini esplicative che ti aiuteranno a portare a termine il tuo compito!
– Compila una lista dei “to do”
Sebbene pc e tool informatici siano strumenti indispensabili, il tuo fedele alleato resterà la carta. Essere multitasking non significa avere dei super poteri, ma essere ben organizzati. Quando le cose da fare sono tante, è importante scrivere e segnarsi tutti i task giorno per giorno. Soprattutto se sei concentrato e stai svolgendo un compito importante e ti piovono addosso altre 10 richieste. Segnare tutti i “to do” e depennare dalla lista le attività portate a termine ti darà un incredibile sollievo!
– Datti delle priorità
Tutto è importante, ma ci sono delle attività più urgenti di altre. All’inizio è indispensabile bilanciare le proprie energie e convogliarle verso quei compiti che richiedono la priorità. Cerca prima di capire come svolgere le attività “core” del tuo ruolo, quelle che hanno una scadenza periodica e che richiedono quindi da subito la tua attenzione, e successivamente inizia a dedicarti anche a progetti speciali.
– Prendi di “petto” i problemi
“Chi ben incomincia è a metà dell’opera” recitava qualcuno. Ma si sa che non tutti i compiti previsti nel nostro ruolo ci sono congeniali: ci sono attività che ci vanno a genio e altre che ci piacciono meno, che consideriamo noiose, ostiche e che ci mettono in difficoltà. In questi casi il segreto è non procrastinare, ma smarcare subito i task che richiedono una maggiore attenzione ed energia. Gestisci di prima mattina, quando sei più riposato e concentrato, le attività più impegnative e lascia a fine giornata i compiti più soft che richiedono un minor sforzo.
– Smaschera i falsi allarmismi
Succede sempre di ricevere richieste da parte dei colleghi, tutte urgenti e prioritarie. Magari il tuo posto è stato vacante per un po’ e tutti si sono precipitati al tuo arrivo chiedendoti aiuto immediato per un progetto rimasto in stand by. Vorresti accontentarli tutti, ma non sai come gestire tutte le domande di supporto immediato. Con l’esperienza, per fortuna, imparerai presto a dare il giusto peso alle richieste e capirai quali sono i colleghi allarmisti ed ansiogeni. Smascherare inutili catastrofismi ti aiuterà a gestire il lavoro con più serenità.
– Conosci i tuoi colleghi
I primi tempi con tutte le cose da fare passerai molto tempo davanti ad uno schermo. Non sottovalutare però l’importanza delle dimensione relazionale come condizione privilegiata per l’inserimento e l’integrazione in azienda. Sfrutta pause caffè e pranzi per conoscere i tuoi colleghi e fare domande. La pressione dei primi tempi si attenuerà se condividi preoccupazioni e problemi con chi c’è passato prima di te e vedrai che anche cinque minuti di convivialità serviranno per restituirti la giusta carica e raggiungere gli obiettivi.
Tutte queste strategie ti aiuteranno a tenere sotto controllo la pressione delle prime settimane e, se proprio ti assale le paura di avere “una montagna di cose da fare”, ricordati sempre che il segreto per non soccombere sta proprio nell’iniziare. Passo dopo passo vedrai che la montagna non ti sembrerà più così alta!
Giada